Részvételi és adatkezelési tájékoztató

DIGIT-NOW Kft. – „Átlátható működés az üzleti döntésekhez”

Jelen tájékoztató célja, hogy röviden és átláthatóan összefoglalja a rendezvényen való részvétel, a regisztráció, a fizetés, a lemondás, a várólista, valamint a személyes adatok, fénykép- és videófelvételek kezelésének fő szabályait. A dokumentum a rendezvény landing page-éhez és regisztrációs folyamatához készült.

1. A rendezvény alapadatai

  • Szervező: DIGIT-NOW Kft.
  • Rendezvény: „Átlátható működés az üzleti döntésekhez – KKV-vezetők szakmai délutánja – ClickUp a vállalati gyakorlatban”
  • Időpont: 2026. november 25., szerda 14:00 – 19:30
  • Helyszín: 1044 Budapest, Ipari Park utca 10. (IV. kerület, Újpest)
  • Célcsoport: elsősorban 20 fő feletti vállalkozások vezetői és szakmai döntéshozói
  • A részvétel előzetes regisztrációhoz és a részvételi feltételek teljesítéséhez kötött, a férőhelyek száma korlátozott.

Fontos: a regisztrációs űrlap elküldése önmagában még nem jelenti a részvétel végleges visszaigazolását. A hely a regisztrációs folyamat lezárását és – fizetős részvétel esetén – a részvételi díj beérkezését követően válik véglegessé.

2. A regisztráció folyamata

  • A jelentkező kitölti a regisztrációs űrlapot.
  • A DIGIT-NOW visszaigazolja a regisztrációs igény beérkezését.
  • A jelentkező megkapja a részvételi díjhoz kapcsolódó számlát, illetve fizetési információkat.
  • A részvételi díj beérkezését követően a regisztráció véglegessé válik.
  • A végleges résztvevő a rendezvény előtt megkapja a részletes programot, a pontos helyszínt, a megközelítési és parkolási információkat, valamint az egyéb gyakorlati tudnivalókat.

3. Részvételi díj és fizetés

  • Részvételi díj: 10.000 Ft + ÁFA
  • A részvételi díj tartalma: szakmai programon történő részvétel és kapcsolatépítés a résztvevő
  • Fizetés módja: banki átutalás a megküldött fizetési információk alapján.
  • A regisztráció a teljes részvételi díj jóváírását követően válik véglegessé.
  • A számla a megadott számlázási adatok alapján kerül kiállításra.
  • Elmaradt vagy sikertelen fizetés esetén a szervező a helyet nem köteles fenntartani.

4. Regisztrációs és lemondási határidő - Lemondás, részvételi díj visszatérítése és számlázás

A rendezvényre 2026. november 18-ig lehet regisztrálni. A részvétel lemondását írásban, az frontoffice@digit-now.com e-mail-címre küldött nyilatkozattal lehet kezdeményezni.

2026. november 18-ig történő lemondás esetén a már befizetett részvételi díjat teljes egészében visszatérítjük. Amennyiben a részvételi díjról már számla készült, a visszatérítéshez kapcsolódóan a vonatkozó számviteli és adózási szabályok szerinti módosító vagy érvénytelenítő bizonylatot állítjuk ki.

2026. november 18. után történő lemondás vagy meg nem jelenés esetén a részvételi díj főszabály szerint nem kerül visszatérítésre.

Amennyiben a regisztrált résztvevő nem tud megjelenni, előzetes írásos egyeztetést követően lehetőség van arra, hogy helyette ugyanazon vállalkozás másik munkatársa vegyen részt a rendezvényen.

A rendezvény szervező általi lemondása esetén a befizetett részvételi díjat teljes egészében visszatérítjük, és a szükséges számlakorrekciót elvégezzük.

A visszatérítést az elfogadott lemondástól számított 14 napon belül, főszabály szerint az eredeti fizetési módnak megfelelően teljesítjük.

5. Várólista

Amennyiben a rendelkezésre álló férőhelyek betelnek, illetve a jelentkezés a rendezvény elsődleges célcsoportján kívül esik, a szervező a jelentkezőt várólistára helyezheti. Felszabaduló hely esetén a várólistán szereplőket külön e-mailben értesítjük. A várólistára kerülés önmagában nem jelent fizetési kötelezettséget vagy garantált részvételt.

6. Résztvevő helyettesítése

Amennyiben a regisztrált résztvevő nem tud részt venni a rendezvényen, részvételi jogosultságát legkésőbb 2026. november 18-ig, előzetes írásbeli bejelentés alapján, azonos vállalkozásnál vezetői vagy döntéshozói pozíciót betöltő személyre átruházhatja.
A helyettesítő résztvevőnek meg kell felelnie a rendezvény részvételi feltételeinek, és meg kell tennie a szükséges adatkezelési nyilatkozatokat.
A helyettesítés kizárólag a szervező írásbeli visszaigazolását követően válik érvényessé. A jóváhagyott helyettesítés nem jár újabb részvételi díj fizetésével, és nem eredményezi az eredeti számlázási adatok módosítását.
A helyettesítésre vonatkozó kérelmet az frontoffice@digit-now.com e-mail-címre kell megküldeni.

7. Programváltozás joga

A szervező fenntartja a jogot a program, az előadók, a programblokkok sorrendje vagy – indokolt esetben – a helyszín kisebb módosítására. A rendezvény lényeges változásáról a regisztrált résztvevőket előzetesen tájékoztatjuk.

8. A rendezvény elmaradása, vis maior

A rendezvény szervező általi lemondása esetén a befizetett részvételi díjat visszatérítjük. A szervező ellenőrzési körén kívül eső, előre nem látható körülmények esetén a résztvevőket a lehető leghamarabb tájékoztatjuk az új időpontról, helyszínről vagy más megoldásról. Az ilyen helyzetek pénzügyi és részvételi következményeit a konkrét körülmények és az alkalmazandó jogszabályok alapján kezeljük.

9. Az adatkezelő

  • Adatkezelő: DIGIT-NOW Kft.
  • Székhely: 9100, Tét, Győri út 49.
  • Kapcsolattartási e-mail: frontoffice@digit-now.com
  • Adatvédelmi kapcsolattartó / DPO: Haurik Tamás

10. Milyen személyes adatokat kezelünk?

  • név, cégnév, pozíció / szakmai terület;
  • e-mail cím és telefonszám;
  • számlázási cím, adószám, számlázási e-mail és egyéb, számlázáshoz szükséges adatok;
  • cégméret és iparág;
  • szakmai érdeklődési területek, használt ERP / üzleti rendszer, opcionálisan megadott üzleti kihívások;
  • networking- és gyárlátogatási részvételi igény;
  • speciális étkezési igény vagy allergiára vonatkozó információ, amennyiben azt a résztvevő önkéntesen megadja;
  • médiahozzájárulás / média-opt-out nyilatkozat;
  • hírlevél-hozzájárulás;
  • résztvevői adatmegosztáshoz adott hozzájárulás.

Az adatkezelés során az adattakarékosság elvét alkalmazzuk: csak olyan adatot kérünk, amely a rendezvény megszervezéséhez, lebonyolításához, számlázásához, a résztvevő által kért szolgáltatáshoz vagy külön hozzájáruláson alapuló kommunikációhoz szükséges.

11. Az adatkezelés céljai és jogalapjai

  • Rendezvényregisztráció és részvétel szervezése: A jelentkezés feldolgozása, kapcsolattartás, a részvétel megszervezése, a helyszíni beléptetés és a rendezvény lebonyolítása. A jogalap az adott adatkezeléstől függően a szerződés teljesítése, szerződéskötést megelőző lépések, jogos érdek vagy más megfelelő jogalap lehet.
  • Számlázás és pénzügyi adminisztráció: A számla és kapcsolódó pénzügyi adminisztráció teljesítése. A jogalap a szerződés teljesítése és a vonatkozó jogi kötelezettségek teljesítése.
  • Szakmai érdeklődés és konzultáció: A résztvevő által megadott szakmai érdeklődés, rendszerhasználat és üzleti kihívások kezelése a program és konzultációk megfelelő előkészítése érdekében.
  • Marketing és hírlevél: Későbbi szakmai hírek, eseménymeghívók és promóciós tartalmak küldése kizárólag külön hozzájárulás vagy más megfelelő jogalap alapján.
  • Résztvevői adatmegosztás / networking: A résztvevő nevének, cégnevének és pozíciójának megosztása más résztvevőkkel kizárólag az érintett külön hozzájárulása esetén.
  • Fénykép- és videófelvételek: A rendezvény dokumentálása és kommunikációs célú bemutatása a jelen tájékoztatóban részletezett feltételek szerint.

A hozzájáruláson alapuló adatkezeléshez adott hozzájárulás bármikor visszavonható. A visszavonás nem érinti a visszavonást megelőző adatkezelés jogszerűségét.

12. Catering és speciális étkezési igények

Az ételallergiára vagy speciális étrendre vonatkozó adatokat kizárólag a rendezvény cateringjének megfelelő biztosítása céljából kezeljük, és csak az ehhez szükséges mértékben továbbítjuk a catering szolgáltató részére. Mivel az ilyen adat egészségi állapotra utalhat, a megadása önkéntes, és kezeléséhez szükség esetén külön, kifejezett hozzájárulást kérünk.

13. Fénykép-, videó- és médiatartalmak

A rendezvényen a DIGIT-NOW Kft., illetve megbízott fotós/videós dokumentációs és kommunikációs célból fénykép- és videófelvételeket készíthet.

  • Általános, tömeget vagy a rendezvény hangulatát bemutató felvételek: a rendezvény dokumentálására és bemutatására szolgálhatnak, az alkalmazandó jogszabályok és érintetti jogok tiszteletben tartásával.
  • Kiemelt, felismerhető személyt ábrázoló portré-, interjú- vagy promóciós felvétel: ha a résztvevő a felvétel egyértelmű központi szereplője, a felvétel nyilvános promóciós vagy közösségi médiafelhasználása előtt szükség esetén külön hozzájárulást kérünk.

A felvételek megjelenhetnek a DIGIT-NOW saját weboldalán, szakmai prezentációiban, rendezvénybeszámolóiban, kiadványaiban és – megfelelő jogalap esetén – közösségi médiafelületein, például LinkedInen vagy Facebookon.

14. Ha nem szeretne közösségi médiában megjelenni

Tiszteletben tartjuk, ha valamely résztvevő nem szeretné, hogy róla készült felismerhető fénykép vagy videó a DIGIT-NOW közösségi médiafelületein vagy más nyilvános promóciós csatornán megjelenjen.

  • Ezt a regisztráció során, illetve a rendezvény helyszínén is jelezheti.
  • A választás a rendezvényen való részvételt semmilyen módon nem befolyásolja.
  • A szervezők a fotóst/videóst előzetesen tájékoztatják az opt-outot választó résztvevők kezeléséről.
  • A helyszínen diszkrét, előre egyeztetett jelölés alkalmazható annak érdekében, hogy az opt-out a gyakorlatban is betartható legyen.
  • Ha az érintett mégis felismerhetően szerepel egy közzétett anyagban, kérheti annak eltávolítását, anonimizálását vagy további felhasználásának megszüntetését a megadott adatvédelmi kapcsolattartónál.

15. Résztvevők közötti adatmegosztás és networking

A networking támogatására – kizárólag az érintett külön hozzájárulása esetén – a résztvevő nevét, cégnevét és pozícióját megoszthatjuk a rendezvény többi résztvevőjével. Telefonszámot vagy személyes e-mail címet nem osztunk meg automatikusan. Amennyiben ilyen adat megosztása felmerül, ahhoz külön, egyértelmű hozzájárulás szükséges.

16. Hírlevél és későbbi marketingkommunikáció

A rendezvényen való részvétel és a DIGIT-NOW hírlevelére történő feliratkozás egymástól független. A hírlevél-feliratkozás opcionális, külön jelölőnégyzettel történik, és nem lehet a rendezvényen való részvétel feltétele. A marketing-hozzájárulás bármikor visszavonható.

17. Adatfeldolgozók és külső szolgáltatók

A személyes adatokhoz kizárólag azok a munkatársak és szolgáltatók férhetnek hozzá, akiknek ez a rendezvény szervezéséhez, lebonyolításához vagy a kapcsolódó szolgáltatások biztosításához szükséges. Ilyen szolgáltatók lehetnek többek között:

  • ClickUp / regisztrációs szolgáltatás;
  • e-mail-szolgáltató;
  • számlázási rendszer és pénzügyi szolgáltatók;
  • rendezvényhelyszín;
  • catering szolgáltató;
  • fotós / videós;
  • tárhely-, weboldal- és felhőszolgáltatók.

A végleges, publikált adatkezelési tájékoztatóban a ténylegesen alkalmazott szolgáltatókat, szerepüket és – ahol szükséges – az adatkezelés vagy adattovábbítás megfelelő garanciáit konkrétan fel kell tüntetni.

18. EU/EGT-n kívüli adattovábbítás

Amennyiben valamely alkalmazott szolgáltató az Európai Gazdasági Térségen kívülre továbbít vagy ott kezel személyes adatot, az adattovábbításra kizárólag az alkalmazandó adatvédelmi szabályok szerinti megfelelő garanciák mellett kerülhet sor. A végleges tájékoztatóban szükség esetén fel kell tüntetni az érintett szolgáltatót, az adattovábbítás célját és az alkalmazott garanciákat.

19. Adatmegőrzés

A DIGIT-NOW Kft. a rendezvényre történő jelentkezés során megadott személyes adatokat az adatkezelés céljának megfelelően, a vonatkozó jogszabályi előírások és az adattakarékosság elvének figyelembevételével kezeli.

  • Sikertelen és várólistás regisztrációk: Amennyiben a jelentkezés nem eredményez végleges részvételt, a regisztráció során megadott személyes adatokat főszabály szerint a rendezvény lezárását követő 90 napig őrizzük meg. Ezt követően az adatokat töröljük vagy anonimizáljuk, kivéve, ha azok további kezelése konkrét jogi igény érvényesítéséhez, jogi kötelezettség teljesítéséhez vagy más megfelelő jogalapon indokolt.
  • Sikeres regisztrációk: A rendezvényen történő részvétel teljesítéséhez kapcsolódó, jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez szükséges adatokat – megfelelő jogalap és dokumentált érdekmérlegelés mellett – az alkalmazandó elévülési idő végéig, főszabály szerint legfeljebb 5 évig őrizhetjük meg. Az e célhoz nem szükséges személyes adatokat korábban töröljük vagy anonimizáljuk.
  • Számlázási és számviteli adatok: A számlák és a kapcsolódó számviteli bizonylatok megőrzése a vonatkozó jogszabályokban meghatározott időtartamig, főszabály szerint legalább 8 évig történik.
  • Amennyiben az adatok további megőrzését jogszabályi kötelezettség, folyamatban lévő jogvita vagy más megfelelő jogalap indokolja, az érintett adatkör kezelése az indokolt időtartamra meghosszabbítható.
  • A külön hozzájáruláson alapuló marketingkommunikáció és egyéb önálló adatkezelési célok megőrzési szabályait az adatkezelési tájékoztató külön rendelkezései tartalmazzák.

20. Az érintettek jogai

Az érintett a vonatkozó adatvédelmi szabályok szerint többek között:

  • tájékoztatást és hozzáférést kérhet a róla kezelt személyes adatokhoz;
  • kérheti a pontatlan adatok helyesbítését;
  • a jogszabályi feltételek fennállása esetén kérheti személyes adatainak törlését;
  • kérheti az adatkezelés korlátozását;
  • tiltakozhat a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen;
  • hozzájárulását bármikor visszavonhatja;
  • a feltételek fennállása esetén élhet az adathordozhatósághoz való jogával;
  • panaszt tehet a felügyeleti hatóságnál, illetve bírósághoz fordulhat.

21. Felügyeleti hatóság és jogorvoslat

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH)
Cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11.
Web: www.naih.hu
Adatkezelési kérdés vagy kérelem esetén elsődlegesen a DIGIT-NOW Kft. adatvédelmi kapcsolattartójához lehet fordulni: frontoffice@digit-now.com .

22. Automatizált döntéshozatal és profilalkotás

A rendezvényre történő jelentkezés során a DIGIT-NOW Kft. nem alkalmaz a GDPR 22. cikke szerinti, joghatással járó vagy az érintettet hasonlóképpen jelentős mértékben érintő, kizárólag automatizált egyedi döntéshozatalt vagy profilalkotást. Amennyiben a regisztrációs űrlap feltételes mezőlogikát használ, az kizárólag a kérdések megjelenítését és a folyamat kényelmesebb kezelését szolgálja; a részvételről vagy várólistára helyezésről szükség esetén emberi felülvizsgálat történik.

23. Cookie-k és webanalitika

A rendezvény landing page-e a működéséhez szükséges technikai cookie-kat használhat. Amennyiben a weboldal statisztikai, marketing- vagy egyéb, nem feltétlenül szükséges cookie-kat, pixeleket vagy tracking technológiákat alkalmaz (pl. Google Analytics, Meta Pixel, LinkedIn Insight Tag, Google Ads vagy hasonló szolgáltatás), azok használatáról külön Cookie tájékoztatót és – ahol szükséges – hozzájárulási mechanizmust kell biztosítani. A nem szükséges tracking technológiák nem indulhatnak el automatikusan a szükséges hozzájárulás megadása előtt.

24. Adatbiztonság

A DIGIT-NOW Kft. megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmaz a személyes adatok jogosulatlan hozzáférése, megváltoztatása, nyilvánosságra hozatala, elvesztése vagy megsemmisülése ellen. Az adatkezelés során a célhoz kötöttség, adattakarékosság és korlátozott tárolhatóság elvét alkalmazzuk.

25. A tájékoztató módosítása

A szervező a jelen tájékoztatót a rendezvény lebonyolításának, a szolgáltatói körnek vagy az alkalmazandó szabályoknak a változása esetén módosíthatja. A lényeges változásokról a már regisztrált résztvevőket megfelelő módon tájékoztatjuk.